協力会社との連携を劇的に改善する5つの方法

「協力会社の進捗が見えず、いつ完了するかわからない」「LINEや電話での連絡が煩雑で情報が散らばる」

建設業・設備工事業において、協力会社との円滑な連携は事業成功の鍵です。しかし、多くの現場で連絡・確認作業に1日約1.5〜2時間（全体の17〜22%）もの時間を費やしています。本記事では、協力会社との連携を劇的に改善し、業務効率を大幅に向上させる5つの実践的な方法を解説します。

協力会社連携の現状と問題点

従来の連携業務の実態

現場監督の1日の時間配分を調査すると、驚くほど多くの時間を協力会社との連携業務に費やしていることがわかります。

連絡・確認作業だけで1日約1.5〜2時間（17〜22%）を占めており、その内訳は電話での連絡・指示に約45〜60分、FAXでの図面・書類のやり取りに約20〜30分、コミュニケーションミスによる手戻り確認に約10〜15分です。

書類作成・管理業務にも1日約2〜2.5時間（22〜28%）を費やしており、協力会社への報告書確認に約30〜45分、契約書・見積書等の作成・確認に約45〜60分かかっています。

さらに、ファイル・データ管理に1日約0.5〜1時間（6〜11%）を使っており、写真・工事資料の送付に約15〜25分、書類の検索・探索時間に約15〜20分を要しています。

月間合計：約80〜100時間を連携業務に費やしている

何が問題なのか

問題1：進捗の可視化ができない 協力会社の作業状況が見えず、「いつ完了するか」の把握が困難です。そのため、完了確認のための電話が頻繁に必要になります。

問題2：情報が分散して管理が煩雑 LINE、メール、電話、FAXと連絡手段がバラバラで、過去のやり取りを探すのに時間がかかります。また、「言った・言わない」のトラブルも発生しやすくなっています。

問題3：日程調整に手間がかかる 協力会社の空き状況がわからないため、何度も電話でやり取りする必要があり、ダブルブッキングなどのミスも発生します。

問題4：データのやり取りが非効率 写真や書類を個別に送付し、同じデータを何度も送ることになります。受け取り確認にも時間がかかります。

方法1：リアルタイムでの進捗共有を実現する

クラウド型システムの活用

クラウド型システムを活用することで、協力会社の作業状況をリアルタイムで把握できるようになります。

協力会社側の操作は非常にシンプルです。朝、作業開始時にスマホで作業開始ボタンをタップすると、元請けに通知が届きます。作業中は写真を撮影してアップロードすることで、リアルタイムで共有できます。完了時には作業完了ボタンをタップするだけで、元請けに自動通知が送られます。

元請け側は、スマホやPCでリアルタイムに進捗を確認でき、複数の現場を一覧で把握できます。完了通知も自動で受信するため、確認の電話が大幅に削減され、現場の状況を即座に把握できます。トラブルの早期発見も可能になります。

方法2：チャット機能で即座にコミュニケーション

案件に紐づくチャット機能

システム内のチャット機能を活用することで、コミュニケーションが劇的に改善します。案件ごとにチャットルームが自動で作成され、関係者全員が同じ情報を共有できます。

レスポンスが早い： 通知がスマホに届くため、現場でもすぐに確認・返信できます。電話のように「今忙しい」という状況を避けられます。

記録が残る： すべてのやり取りが記録されるため、「言った・言わない」のトラブルを防止でき、過去の指示内容もすぐに確認できます。トラブル時の証跡としても活用できます。

情報が整理される： 案件ごとにチャットが分かれており、関係者全員に共有されるため、重要な情報が埋もれません。

写真や資料も添付可能： 写真を撮ってその場で送信でき、PDFや図面も共有できます。「メールで送ります」という手間が不要になります。

これにより、連絡のタイムラグが大幅に短縮され、電話の「かけ直し」が減少し、コミュニケーションミスを防止できます。

方法3：日程・予定の透明性を高める

スケジュールの可視化と共有

カレンダー共有機能を活用することで、協力会社の予定を可視化できます。一目で空き状況がわかるため、電話で確認する手間が不要になり、最適な日程をすぐに決められます。

協力会社側にとっても大きなメリットがあります。従来は電話がかかってきたら手帳を確認して折り返し連絡する必要がありましたが、システム導入後は自分の予定を登録しておくだけで、元請けが空き状況を確認できます。依頼が来たら承認するだけで済むため、電話対応の時間が削減されます。

この方法により、日程調整の時間が50%以上削減され、協力会社の稼働率が向上し、最適なリソース配分が可能になります。

方法4：データのやり取りを自動化・簡素化する

自動共有の仕組み

システム連携により、データのやり取りを自動化できます。現場で写真を撮影すると、スマホアプリから案件を選択して撮影するだけで、自動でクラウドに保存されます。撮影した瞬間に自動アップロードされ、案件に自動で紐づけられます。そして、関係者全員に通知が送られ、すぐに閲覧可能になります。

従来は写真を撮影してからメールやLINEで送信し、受け取り確認をする必要がありましたが、この一連の作業が完全に自動化されます。1枚の写真を送るのに5分かかっていた作業が、撮影するだけで完了するため、大幅な時間削減につながります。

【実例】現場Hubの「Hubコネクト」機能

すべての改善を実現する統合機能

現場Hubでは、上記4つの改善ポイントをすべて実現する「Hubコネクト」機能を提供しています。

主な特徴：

1. リアルタイム進捗共有

協力会社の作業状況を可視化
完了通知を自動受信
複数現場を一覧で管理

2. 情報の一元管理

案件に紐づく情報を一箇所に
検索機能で瞬時にアクセス
過去のやり取りも簡単に確認

3. チャット機能

案件ごとのチャットルーム
写真・資料の添付が簡単
既読確認・通知機能

4. スケジュール共有

協力会社の予定を可視化
日程調整が簡単
ダブルブッキング防止

5. データの自動化

写真の自動共有
報告書の自動生成
見積・請求の自動作成

導入時のポイント

ポイント1：協力会社への説明

協力会社にシステム導入を理解してもらうには、双方のメリットを明確に伝えることが重要です。

協力会社側のメリット：

空き予定を見せることで仕事が増える
電話対応の時間が減る
情報が整理されて仕事がしやすい
写真や報告書の提出が簡単

元請け側のメリット：

進捗がリアルタイムで見える
連絡の手間が大幅に減る
情報が一元管理される

説明のポイントは、「お互いに楽になる仕組みです」と伝えることです。一方的な負担増にならないことを強調しましょう。

ポイント2：段階的な導入

無理に全員を巻き込まず、成功体験を積み重ねることが重要です。

ステップ1：1〜2社から開始 まずは協力的な協力会社でテストを行い、使い方を一緒に習得します。効果を実感してもらうことが次のステップにつながります。

ステップ2：成功事例を共有 他の協力会社に効果を説明し、「○○さんも使っています」と伝えることで、徐々に参加企業を増やしていきます。

ステップ3：全面展開 すべての協力会社に展開し、システム利用を標準化します。効果が実証されたら、従来の方法を廃止していきます。

ポイント3：サポート体制の整備

導入時には、アカウント作成、基本情報の登録、操作説明などの初期設定支援が必要です。定期的に使い方の質問対応や困りごとのヒアリング、活用方法の提案を行うフォロー体制を整えましょう。

また、画面付きの手順書、よくある質問のFAQ、動画マニュアルなどを整備しておくことで、協力会社が自主的に使いこなせるようになります。

まとめ

協力会社との連携改善は投資対効果が高い

協力会社との連携改善は、「やればすぐに効果が出る」施策です。毎日発生する業務だから効果が継続し、複数の協力会社と取引があるため効果が大きく、お互いにメリットがあるから協力が得られやすいという特徴があります。

今日からできること

すぐに取り組めるアクション：

現状を把握する - 協力会社との連絡に何時間かかっているか測定し、どんな情報のやり取りが多いか洗い出します。
協力会社に相談する - 「もっと楽に連携できる方法を考えたい」と相談し、困っていることをヒアリングします。
システム導入を検討する - 業界特化型のシステムを比較し、無料トライアルを試して、導入効果を試算します。

協力会社との連携は、建設業の生命線です。連携を改善することで、業務効率だけでなく、工事品質、顧客満足度、そして事業成長のすべてが向上します。

参考資料

本記事は、建設業における協力会社連携の実態調査および業務効率化の実証データをもとに作成しています。

国土交通省「建設業の働き方改革に関する調査」
一般社団法人日本建設業連合会「建設業における生産性向上の取り組み事例」
建設業における協力会社連携に関するアンケート調査結果
クラウドシステム導入企業へのヒアリング調査
現場監督の業務時間分析データ