情報検索・連絡業務を9割削減し、業務効率を劇的改善

甲賀設備工業株式会社は給排水衛生工事・メンテナンスを行っている会社です。各担当者は1日に4現場ほど回ることもあり、会社全体で1日10〜15件の現場をこなしています。夕方に帰社してからは担当者ごとに作業報告書を作成し、前回の作業内容を確認しながら次の現場の材料手配などの段取りを行います。

現場管理の属人化

課題は現場情報の管理がバラバラで属人化していたことです。

現場Hubを導入する前は、現場ごとの進捗状況や予定など、すべての現場を私の頭の中で管理していました。そのため、外出している日中も事務員や各担当者からの確認連絡の電話が鳴りっぱなしでした。

現場情報の検索に膨大な時間がかかる

写真や見積りなどの現場情報を探す作業にも大きな時間をかけていました。

以前は、社内に現場情報を管理するデータベースがなかったので、お客様に送った過去のメールを検索して探し出すしかありませんでした。

件名でメールを探し、写真のZipファイルをダウンロードし、別途送信されているパスワードを探し、無事ファイルが開けばようやく欲しい情報が確認できるという状態でした。1件の写真を探すのに10分近くかけて、ようやく次の現場の段取りができるという状態でした。

学習コスト不要　マニュアルなしで簡単に使える

「現場Hub」の案件一覧はまさに私の頭の中で整理していたイメージそのままでした。案件の名前が一覧に並んでいて、各案件の進捗状況が一目で分かるようになっている状態です。また、シンプルで分かりやすいデザインや、直感的で簡単な操作性が気に入り、すぐに導入することに決めました。

今までは私の頭の中でしかイメージできていなかったことが「現場Hub」で可視化されることで担当者や事務員もどんな案件が動いているのかが分かるようになり、わざわざ確認の連絡をしなくても、「現場Hub」ですべての現場の情報を把握できるようになりました。また、 若手のメンバーにとっても、先輩の仕事の進め方を見たり、現場の写真を確認して仕事を学ぶことができるようになりました。

また、「現場Hub」の非常に嬉しかった点はマニュアルなしでも簡単に使えて学習コストがかからなかったことです。直感的に利用ができるので私も従業員も用意いただいたマニュアルさえも見ることなくすぐに利用することができました。これまでたくさんのツールを試してきましたが、こんなに簡単に使えるツールははじめてです。

現場情報を瞬時に検索

案件名や住所で検索して一瞬で写真や見積りを探せるので、現場情報を探すのに1件あたり10分近くかかっていたのが僅か数秒で探せるようになり、1日に4-5件分を探すこともあるので劇的な効率化に繋がっています。効率化によってできた時間を別の業務に充てることができ、本当に助かっています。

社内の進捗確認を大幅に短縮

社長や担当者との確認連絡を大幅に削減できたことも大きな効果だと感じています。これまでの請求業務では、現場が完了しているかどうかを逐一担当者に確認していました。「現場Hub」を導入してからは、進捗状況が常に見えているので現場の完了確認の回数は9割以上減らすことができており、非常に楽になっています。社内の連携もスムーズになり、もう「現場Hub」なしでは仕事できないです。