「判断するための材料が何もない」―代替わりで直面した、数字のない経営

勝連社長が会社を引き継いで4期目。代表になって最初にぶつかったのは、数字を見るためのデータがまったくないという壁でした。

「代替わりしてから、自分にかかる負荷が相当高かったんです。数字を分析するためのデータがない状態だったので、表を作ったり、リストを作ったり、一から全部始めました」（勝連社長）

知りたかったのは、売上の明細と、一件一件にかかっている費用、そして利益。それを積み上げて、官公庁の工事と民間の工事のどちらが多いのか、どの仕事が売上の割に手間ばかりかかっているのかを見極めたかったんです。

「どこが強くてどこが弱いのか。なんでこんなに忙しいのか。じゃあここは外注さんに任せよう、とか。そういう判断をするための材料が、何もなかったんです」（勝連社長）

工事は年々増え、手作りの集計では追いつかなくなっていきました。勝連社長自身は常に忙しく、本来取り組みたいことに手が回らない状態。「社内の工夫だけでの効率化は限界だ」と感じ、人を増やすのではなく、仕組みを整える道を探し始めました。

「行った？行ってない？まだ？」―追えなかったサービス依頼のその後

事務を担当する平良様が困っていたのは、お客様から受けたサービス依頼の進み具合でした。

「依頼を受けて職人さんに伝えたら、そこからはなかなか追えなかったんです。行ったのか、行っていないのか。行ったなら、見積りを出したのか、出していないのか。お客様から『まだ来ていないですよ』とお電話をいただいて、初めてわかることもありました」（平良様）

「1冊しかないから、なくなったら終わり」―ノートとソフトとExcelに分かれた情報

当時、顧客管理には専用のソフトを使っていましたが、入力するのは受注のタイミングだけ。サービスの履歴は残らず、案件も1件ずつしか見られないため、集計は別途Excelで行っていました。

「1件ずつしか見られなかったので、集計したいときはExcelを使っていました」（平良様）

日々の行き先や作業内容は、紙のノートで管理。取材時に見せていただいた分厚いノートの表紙には「No.35」の文字がありました。人工も納品書も、こうした紙の記録から現場ごとに拾い、原価を集計していました。

「ノートは1冊しかないので、会社に戻って開いてみないとわからない。なくなったら、それで終わりなんですよね」（勝連社長）

「工事のことをわかっている人たちが作っている」―展示会での出会い

現場Hubを知ったのは東京で開催されていた展示会。足を止めたきっかけは、空調機メーカーのダイキン工業出身の代表が立ち上げたサービスだと聞いたことでした。

「工事のことも結構わかっているのかな、と興味を持っていろいろ聞いてみたら、本当にいろんなことができる。ひとつのソフトでここまで完結できるものは、自分が知っている中ではなかったんです」（勝連社長）

「これ1本でいけるなら、絶対そっちがいい」―決め手はオールインワン

それまでは用途ごとにソフトを検討・導入してきましたが、まとめられるならそのほうがいい、と感じました。

「請求書も出せる、見積りも作れる、顧客管理もできる。これ1本でいけるんだったら、絶対そっちのほうがいいですよ」（勝連社長）

展示会では他社のパンフレットも持ち帰り、比較しました。違いを感じたのは、自社のやり方に合わせられる柔軟さです。

「報告書や集計のExcel、見積りの情報を引っ張ってくるExcelなど、うちが使っている形で出せるのが大きかったです」（平良様）

「使ってみて、良かったらすぐ決めよう」―実際に使う人の声で判断

最終的な判断は、実際に使う人の声に委ねました。

「自分は現場Hubがいいと思っていたので、実際に使ってもらって、良かったらすぐ決めようと思っていました」（勝連社長）

「案件がすぐ探せるし、どこにいても、誰が見ても共有できる。スケジュールの管理もできる。情報がきちんと整理されるのが良かったです」（平良様）

トライアル期間中の対応についても、「現場Hubの操作もわかりやすい上に、些細な質問に対する担当者の対応が早かった」と振り返ります。

「メンバーが若くて、元気があって、気持ちがある。会社として応援したくなるんですよ」（勝連社長）

丸1日かかっていた転記・集計が、半日ほどに

以前は、案件を見ながら帳簿に転記し、印刷するという作業に、多いときは1日がかりでした。

「多い月は60件くらいあるので、転記するだけで1日かかっていたんです。今はボタンを押せばそのまま集計してくれるので、だいぶ早くなりました」（平良様）

営業担当ごとの売上も、細かく絞り込んですぐに出せるようになりました。

「10分後の会議に間に合わせてと言われても、すぐ出せます」（平良様）

平良彩子様：「お客様を待たせず、その場で答えられるのが本当にうれしい」

平良様がいちばん喜んでいるのは、お客様対応の変化です。

「お客様から『いつ来てもらえますか』とお電話をいただいても、すぐ調べて、その場でお答えできる。折り返さなくていいし、誰かに確認しなくてもいい。それが本当に、本当にうれしいです」（平良様）

以前はたびたびあった「まだ来ていないですよ」という確認の電話も、今ではほとんどなくなりました。

勝連一世社長：「前に誰がやった？」に、すぐ答えが返ってくる

これまで、過去の対応内容は担当者本人しか覚えていませんでした。

「前にやった作業や、前に出した見積りが、事務員に聞けばパッと返ってくる。これはかなり大きいです」（勝連社長）

「『誰が前に見積りしたんだっけ？』と、全部探していましたから」（平良様）

「請求書も出せるし、集計もできる。いろんなソフトを集約できたのが一番大きいと思います」（勝連社長）

仕事量は2倍。それでも残業は増えていない

「昔に比べて、仕事量は多分倍くらいになっています。それでも、残業が増えたわけではないんです。前のやり方のままだったら、回っていなかったと思います」（平良様）

勝連社長自身も、土日祝日は休み、平日は9時から17時で、ほぼ残業はないと言います。現場Hubを導入したことで、新規の仕事を増やしてもオペレーションが追いつく安心感が出たことも、変化のひとつです。

AIで「思いつき」の数字もすぐに出せるように

最近は、現場Hubに搭載されたAIも使い始めています。

「AIが入っていることに気づいて、試しに頼んでみたら、すぐ売上が出て、受付担当ごとにまとめてくれました。すごい、と思って。どこまで使えるのか、これから教えてもらいたいです」（平良様）

「自分は思いつきで『あれ出せる？』と言うことが多いので、Excelで一から作り直していたら相当大変だったと思います」（勝連社長）

定着の工夫：まずは社長と事務が慣れ、勉強会で全員へ

導入にあたっては、いきなり全員で使い始めるのではなく、段階を踏みました。

「まずは事務の業務の効率化が目的だったので、事務に使ってもらうところから始めました。慣れてきたら職人と営業にも使ってもらうつもりで、導入から半年くらいたって、ようやく今から見積りを作ったりし始めるところです」（勝連社長）

その間、平良様がマニュアルを作り、どの部署がどこまで使うかを整理したうえで、社内勉強会を開きました。現在は、案件の流れに沿って役割を決めています。

• サービス依頼を受けた人が案件を作成し、担当の営業に引き継ぐ
• 見積りの提出や着工などのステータスは、主に事務が更新する
• 完了の更新は、営業が自分で行うか、事務に伝えて更新してもらう
• 職長が日々のスケジュールと、応援の協力会社さんを含めたメンバーを登録する

「会議で『こうしていこうね』と決めたら、みんなちゃんとやってくれるんです」（勝連社長）

そして社内には、「困ったら平良さんに聞け」という、もうひとつのルールもあるそうです（笑）。

今後の展望

今後は、営業や職人も含めた全員での活用を進めていく予定です。

「営業が写真を現場Hubに入れて、指示もそこに書き込んでおけば、いつでも見られる。そうなれば打ち合わせの回数も減って、だいぶスムーズになると思います」（勝連社長）

夏場の単発工事では、受注から3営業日以内に一度お客様へ連絡を入れ、「いつごろ伺えるか」をお伝えすることを社内ルールにしています。

「お客様からしたら急いでいるじゃないですか。だから最低でも3営業日以内に一度連絡して、安心感を与えてほしいんです」（勝連社長）

この連絡が済んだかどうかの確認も、現場Hubのステータスや「To Do」機能を使って管理していきたいと考えています。

AIの活用にも前向きです。勝連社長自らAIのセミナーを受講し、営業担当にも受けてもらう予定です。

「これからは、使えないともう絶対やっていけないと思っています」（勝連社長）

システムご検討中の方へのメッセージ

「いろんなソフトを何種類も使っている会社なら、これ1本で全部まかなえる可能性があります。残業ばかりしている会社こそ、使ってみたらもっと改善されるかもしれません」（勝連社長）