情報の一元管理で業務格差を減らし、若手社員の育成にも貢献

東陽設備工業株式会社は、空調設備や給排水衛生設備の設計・施工をおこなう会社です。現場には2つの課題がありました。

バラバラな情報管理で余計な業務が増えている

１つ目は現場の情報を紙やエクセル、写真フォルダなどバラバラに管理していたことです。工事台帳や支払い表に書かれている情報ごとに大量のエクセルを作成して管理していましたが、社員が欲しい情報を取得するのにあっちこっちのエクセルを確認したり、情報を転記したりと余計が業務が増えてしまっていました。

埋められない社員の業務格差

２つ目は案件や業務に関する情報が得づらいことから、社員の業務量や品質の差が埋められないことです。経験によって任せられる仕事の幅が変わってきてしまうのは仕方がないことですが、経験の浅い若手にとっては、ノウハウや情報を得る方法が不明瞭でどうしたらいいのかわからない状態なんだろうな、と感じていたのです。

業務の属人化が原因で社員の誰かが欠けたら仕事がまわらなくなる、なんて状態ではなく、社員全員が誰がやってもある程度同じように業務を完遂できること、担当者が急に休んだ場合でもスムーズに引き継ぎができるという状態が理想だと感じていました。

案件・予定の共有により社員のフォローが容易に

社員全員が案件を一覧で見れたり、共通の予定表が見れるのが良いですね。これを見れば、いつ誰がどの現場にいるのか一目でわかるようになり、誰が忙しくて大変なのかなど、社員の業務状況もみんなで把握できるようになったので、フォローしやすくなりました。

若手社員の成長を促し、事務員の業務負担を削減

 現場で働く若手社員は先輩の仕事の進め方を見たり、現場の写真を確認して仕事を学ぶことができるようになりました。また、事務担当者は、今誰がどんな案件をやっているのか、どんな案件が動いているのかが分かりやすくなり、請求業務での確認連絡を大幅に減らすことができました。

デジタルの導入は現場の担当者がいかに使えるかが重要だと感じています。導入を決めた際も、現場担当者向けに説明してもらい、これなら使えそうだと判断し決定しました。

また、システムの習熟にもどうしても個人差があります。すぐ覚えてどんどん使いこなす若手社員もいれば、なかなか慣れることができない社員もいますが、当社では、現場Hubに電話やメールでサポートしてもらったのはもちろん、社内でも習熟している若手社員に使い方を聞きながら、徐々にすべての社員が慣れていきました。

システムの導入には最初はどうしても抵抗があったり、痛みが伴うものだと思います。それでも、サポートやITに強い社員を軸にすることで、当社は導入の壁を乗り越えることができました。