ノート一冊に案件情報、ホワイトボードにスケジュール——すべてが「その場に来ないとわからない」

多数の現場を手がける同社では、案件管理のすべてが紙とアナログ運用で回っていました。案件番号・案件名・金額はノートに手書きで記録しており、そのノートが紛失すれば案件情報もすべて消える、というリスクと常に隣り合わせでした。スケジュールはホワイトボードへの手書きが基本で、出社しない限り誰がどこで何をしているかわからない状態が続いており、
見積書も、手書きの下書きを作ってからExcelに清書するという二度手間が日常でした。

部門間の連絡も付箋・内線・メールと手段がバラバラで、受け取る側がそれぞれ頭の中で整理するしかありませんでした。

「手書きの見積書をExcelに清書してほしいと依頼されることもあって。会社に来ないとみんなの行き先もわからない、全部の仕事のスタートが紙から始まるという感じでした（川島様）」

日報集計に「1ヶ月以上」——情報はローカルに、担当者が休めばそのPCへ

さらに深刻だったのが、日報の集計業務でした。各自がExcelで日報を作成・ローカル保存していたため、集計担当者が月次で1件ずつ拾い上げるしかありませんでした。しかも現場名の書き方が人によってバラバラで、同じ現場でも表記が統一されておらず、Excelで絞り込んでも絞り込めない状態でした。

「1ヶ月分の日報を集計するのに、1ヶ月以上かかることもありました。情報が足りなければ本人に電話して確認しないといけない。どんどん溜まっていくので、決算期になって去年の夏の日報を集計しているという状況もありました（渡邉様）」

誰かが休んだ時は、その人のPCにログインしてExcelの履歴を手探りで探すしかありませんでした。情報が個人の端末に閉じているため、担当者不在＝情報にアクセスできないという構造が常態化していました。

「いつかデータ化したい」——前任者の退職が、変革のきっかけに

DX化への意識は以前からありました。大野みどり管理部長は「どうやって業務を管理しているのか」と繰り返し聞いてくるほど、情報のデジタル化・共有化を模索し続けていました。
しかし実際に動き出せたのは、前任者が退任し引き継ぎで業務がパンク寸前になったことがきっかけでした。

現場・事務、両軸で使えることと「一元管理」が決め手

導入を決めるにあたって川島さんが重視したのは、事務側だけでなく現場側にもメリットがあることでした。

「入り口は日報集計など事務側の効率化でしたが、現場の人にとってもスケジュール機能や案件管理でノートやホワイトボードから卒業できそうだった。チャット・スケジュール・案件管理がバラバラのツールに分散しない、1つのアプリに集約されているのが決め手でした。年齢層を考えると、あっちもこっちもってなるとわからなくなってしまいますから。」

日報集計、1ヶ月以上かかってたものが5分に。「これは革命でした」

導入後、最も劇的に変わったのが日報の集計業務です。

「1ヶ月かかっていたのが、今は5分くらいです。データをCSVで出力して整えたら、
現場ごとに出面が集計できて、金額も時間も全部出てくる。これは本当に革命でしたね（川島様）」

以前は表記のゆれを修正し、情報不足があれば本人に電話して確認するという工程が必要でした。それが現在はほぼなくなり、集計にかかる時間が圧倒的に短縮されました。原価が把握できるスピードが上がったことで、経営判断のタイムラグも解消されつつあります。

工事部 湯澤敦 課長：「情報を取りに会社へ帰る」必要がなくなった

工事部課長の湯澤敦さんにとっての変化は、「やっていることは変わらないが、場所問わずどこでもできるようになった」という一言に集約されます。

「今まで現場が終わって事務所に戻ってからしかできなかったことが、出先でできるようになった。専務への報告や、経理への請求書発行依頼も、以前は付箋を貼ったり内線で伝えていたのが、現場Hubで完結するようになった」

以前は情報を取得・共有するためだけに出社することもあったが、今では出社の目的は「材料や道具を取りに来る」ことだけになりました。

専務取締役 大野功二さん：請求漏れが減り、どこからでも社員の動きが見えるように

大野功二専務にとっての変化は、社員の行動の可視化と、請求漏れの削減です。

「社員の行動が把握できるのが一番のメリット。案件に紐づけて写真を入れてもらったり工事完了を登録してもらえれば、パソコンやタブレットがあれば確認できてしまう。請求漏れもだいぶ減ってきました」

以前は情報共有が「面と向かって」しかできなかったものが、場所や時間を問わず確認できるようになりました。

管理部長 大野みどりさん：「数週間かかっていた仕事が、数分・数時間で終わるように」

「私が何週間もかけて取り組んでいた仕事が、他社ではわずか1日で完了していると知ったときは、正直大きな衝撃を受けました。同時に、これまでのやり方を見直し、私たちも変わらなければならないと強く感じました。

”時代の変化に取り残されることなく、会社として進歩し続けたい。”

その思いに寄り添い、私たちが実現したいことを形にできるまで伴走してくれるのが現場Hubでした。単にシステムを導入するのではなく、会社のこれからを共に創っていける相手だと確信できたからこそ、ここになら将来を見据えた投資ができると思いました。

（大野みどりさん・管理部長）」

「Hub見といて〜」が社内の共通言語になるなど、情報の参照先が自然と一本化されていきました。請求依頼・入金確認・施工報告といった部門をまたぐ連絡が現場Hubのステータス変更ひとつで完結するようになり、付箋・電話・メールに散らばっていたコミュニケーションが整理されました。

定着の工夫：「既存のものをなくす」ことが移行を加速させた

定着にあたって川島さんが徹底したのは、「例外をなくすこと」でした。ノートがある限り人はノートに書いてしまいます。そのため、ノートの使用停止とホワイトボードの撤去を進め、現場Hubに入力する以外の選択肢を物理的になくしました。

「変化への抵抗は年齢関係なく誰にでもある。それは当然だと思っていたので、根気強く、日々同じことを言い続けました。ただ、一回教えれば慣れるのが本当に早い。ベテラン社員も、やり始めてしまえばスムーズに使いこなしてくれました（川島桃子さん）」

「中途半端なコミットでなく、やりたいことを形にするまで付き合ってくれた」

今までツールを導入しても、「大手の人に『高いけど、これを使えばいい』と言われるだけで、結局使えなかった。現場Hubなら私たちのやりたいことができると言ってくれ、伴走してくれました。
結果的に、導入して終わりではなく、うまくいかないところも一緒に考え続け、全力で弊社に寄り添って対応してくれる会社だったから信頼できた。ただお金を払い続けて終わる、ということにならなかったんです（大野管理部長」

今後の展望

川島さんが次に描くのは、財務管理まで含めた完全な一元化です。見積書から請求書へのワンクリック変換・会計ソフトとの連携、空調機器の設置年月と型番を管理して更新案内を自動化する機器管理機能、見積作成時の型番入力を効率化する品番データベース、工具・資材の資産管理——と、活用の幅はさらに広がります。

「事務側の手が開けば、現場担当者の仕事の一部を事務でも担えるようになる。人数が同じでも会社としてやれる範囲が広がる。そこまでいけると、会社全体にとって大きなメリットになるはずです（川島様）」

社長からも、これまで「納品して請求書を出したら終わり」だった顧客との関係を、機器管理を通じて継続的なコミットに変えていきたいという期待が寄せられています。

同業他社へのメッセージ

「紙の多い会社には、目に見えて紙が減らせるのでおすすめです。張り紙がいっぱい、ホワイトボードがいっぱい、デスクに紙が積んであるような会社なら、ツールを入れた時にその量がだんだん減っていくのを実感できる。業務の一元管理という意味では、創業初期の少人数の会社こそメリットが大きいと思います（川島様）」