空調換気・給排水衛生・電気工事を手がける株式会社ニッテクでは、1日あたり20〜30件もの現場を抱えています。夏場などの繁忙期には緊急対応も重なり、現場の状況を迅速に把握・調整することが経営上の最重要課題でした。

Excelとホワイトボードに頼るスケジュール管理の限界

現場Hubを導入する以前は、各所属長がExcelで従業員のスケジュールを管理していました。しかし所属長自身も外出することが多く、リアルタイムでの変更ができないことが大きな悩みでした。事務所のホワイトボードも、外出中は確認できません。

「直前や当日に現場の変更が発生しても、今までのやり方ではとても対応できなかった」と牧之内社長は振り返ります。特に夏場は緊急のトラブルが発生しやすく、他の現場から人員を抜いて対応しなければならない場面も頻繁にありました。

「今どこにいる？」の確認電話が業務を圧迫

緊急対応が必要になるたびに、社長または所属長が手の空いている担当者を探すため、各現場の担当者全員に電話で状況を確認していました。

「一人ひとりに電話して、今何人入っているかを確認してから人員を動かす。これが本当に大変だった」

また、ゴールデンウィーク・お盆・年末年始などの長期休暇中も、誰がどの現場に出ているか、ちゃんと休みを取れているかを把握するために、各所属長から紙の一覧表を提出してもらい集約するという煩雑な作業が毎回発生していました。

事務担当者が抱えていた「見積り探し」の非効率

現場の課題だけでなく、事務側にも大きな負担がありました。請求業務の際、どの現場でどの見積りを使ったかを確認するために、Excelのデータを一件一件検索するという作業が発生していました。

「Excelでデータを探す作業が本当に大変だった」と事務担当は振り返ります。

現場Hubを知ったのは、設備工事業界の関係者が集まる会合がきっかけです。

実際に導入を決めた理由は、トライアル期間で「うちの使い勝手にマッチした」という確信が持てたことが大きかったと牧之内社長は言います。

実際に手を動かして試すことで、スケジュールのリアルタイム共有や現場担当者でも迷わず使えるシンプルな操作感を体感できました。また、トライアル中から従業員向けの説明・サポートが丁寧に提供されたことも、「導入後もちゃんと使いこなせる」という安心感につながりました。

事務チームが主導し、全社で定着

導入にあたっては、事務メンバーが中心となって推進しました。現場Hubのサポートのもと全社員向けの説明会を実施し、その後も個別の打ち合わせを重ねながら定着を図りました。

「1回では分からないことも、個別に対応してもらうことで徐々に使えるようになっていった」と事務担当は言います。自社の運用に合わせたオリジナルマニュアルを事務チームが独自に作成したことも、スムーズな定着につながりました。導入から約2年が経過した現在、全社での運用が安定しています。

当日の急な変更もリアルタイムで、外出先からも全現場を把握

現場Hubを導入してからは、1日20〜30件ある現場のスケジュールを、当日であっても即時に変更・共有できるようになりました。以前は全員に電話して確認していた作業が不要になり、その分の時間を本来の業務に充てられています。

「出張に行っていても、どこに行っていても把握できる。お客様からの問い合わせ電話が来ても、この現場に誰が行っているのかすぐ確認できるし、ゴールデンウィークに誰がちゃんと休めているかも一目でわかるようになった」（牧之内社長）

長期休暇期間中の勤務・休暇取得状況の把握も大幅に効率化しました。以前は各所属長から紙の一覧表を提出してもらい集約する作業が毎回必要でしたが、現在はシステム上でひと目で確認できます。

「どこでも見れる」が現場の一番の価値

現場担当の木村さんが導入後に最も便利になったと感じているのは「どこでも見れること」です。自分のスケジュールだけでなく、他部署の予定も含めて確認できるため、複数部署が関わる作業調整もスムーズになりました。

「どこでも見れるというのが一番。部署間の予定が分かりやすくて、複数部署で連携する作業でも動きが合わせやすくなった。週表示で自分や他のメンバーのスケジュールをサッと確認できるのが便利です」（木村さん）

見積り検索時間がゼロに、請求業務が劇的に楽に

事務担当が特に効果を実感しているのは、請求業務における見積り検索の効率化です。以前はExcelで件ごとにデータを探していたのが、現場Hubでは見積りが現場情報に紐付いているため、該当現場を開けばすぐにダウンロードできるようになりました。

「Excelでデータを探すという作業がなくなった。現場に紐付いているので、請求の時に『あの現場の見積もりどこだっけ』と探し回ることがなくなり、本当に楽になりました。予定と見積もりが一か所にまとまっているのが助かっています」（事務担当）