株式会社HY設備は、商業施設やオフィスビルなどの設備改修工事を手がける、従業員約20名の会社です。現場を管理する技術者、施工する職人、現場管理をサポートする営業事務、総務の社員が在籍しています。

「担当者にしか、経緯が分からない」―現場情報の属人化

もっとも大きな課題は、現場情報の属人化でした。各現場を受け持つ担当者しか、その現場の情報を把握できていない状態でした。

共有サーバーでファイル自体は全員が共有しているものの、「どんな打ち合わせをしたのか」「いつ、誰と会ったのか」といった細かな経緯までは残っていません。そのため会社に問い合わせが入っても担当者以外は答えられず、結局その担当者に聞くしかありませんでした。

「どの現場の請求書か、探すのに時間がかかる」―分散していた情報

案件管理は主にExcelで行い、工事名と工事番号を紐付けて整理していました。しかし見積りや図面などの資料は別の場所にあり、打ち合わせ内容にいたっては保存する場所すらない状態。情報があちこちに分散し、その都度行き来が必要でした。

さらに、同じ現場名・工事名の案件が重複することもあり、協力会社や材料商社から届く請求書を「どの現場のものか」探すのに時間がかかっていました。

「操作が直感的で、まず試してみようと思えた」―決め手は操作性

数あるツールのなかで現場Hubを選んだ決め手のひとつが、操作性でした。

以前からDXには積極的に取り組んでおり、他社の現場管理アプリの説明も受けていました。その中で現場Hubは「操作方法が直感的で簡単」だと感じ、まずは試してみようと思えました。

また、信頼している取引先からの紹介であることも大きかったです。取引先から現場Hubで依頼内容や図面などのファイルを受け取り、当社がアップロードした写真や報告書も現場Hub上でリアルタイムに共有され、メールやチャットツールを使うよりもスムーズです。

「依頼を受けた時点で採番する」―取りこぼしを防ぐ工事番号運用

導入後に大きく変わったのが、工事番号の運用です。

以前は、正式に発注をいただいた現場しか工事番号を採っていませんでした。現在は、調査依頼など何かしらの依頼を受けた時点で工事番号と現場名を発行する運用に変わっています。これにより受注前を含むあらゆる現場の状況が見えるようになり、対応の抜け漏れを防げるようになりました。

また、すべての請求書に工事番号を振ってもらえるようにしたことで、どの現場のものかを探す手間が減り、事務作業を大きく効率化できました。

「担当者の頭の中」から「会社の資産」へ

打ち合わせの内容をメモとして残せるようになったことも、大きな効果です。「いつ、何を話したのか」「お客様から何を聞いているのか」が記録に残ることで、これまで担当者の頭の中にしかなかった情報を、会社として蓄積できるようになりました。

特に担当者が変わるときの引き継ぎは、随分楽になりました。共有サーバーにファイルは溜まっていても、量が多すぎてどれを見ればいいか分からない―そんな状態から、必要な現場の情報だけを瞬時に辿れる状態へと変わりました。