株式会社クリエーションポート様は、空調設備の改修・更新・新築取り付け・メンテナンスを中心に、給排水衛生設備や電気設備工事まで手がける会社です。大阪・堺に本社を構え、関西を主要営業エリアとしながら、東京・九州・仙台など全国の現場にも対応されています。ダイキン工業の特工店として、大阪府内でも有数の受注実績を誇ります。

「攻撃力は高いが、防御力が低すぎる」―研修で見えた管理面の脆さ

ある研修でSWOT分析を行った際、自社の強みと弱みを改めて見つめ直す機会を得ました。営業という攻撃力はうちは高いんです。ただ、管理面の防御力が低すぎる。それが周りの会社と比べてもはっきりわかった瞬間でした。

実際、ここ8年で取引社数は約10倍にまで拡大していたにもかかわらず、管理体制は創業当時から大きく変わっていませんでした。経理担当者がエクセルで1枚1枚請求書を作成しており、出し忘れや金額の食い違いといったミスが目立つようになっていました。

売上・写真・報告書―すべてが手作業の限界

売上・利益は手作業の管理で抜け漏れが多く、報告書作成の負担も大きくなっていました。薬局30数店分のエアコン洗浄の報告書を作成する際には、写真をアップロードし文章を入れるだけで18時から21時まで作業する、という日も珍しくありませんでした。

写真の管理にも課題がありました。LINEグループにアップして共有していたものの、保存期間が切れて閲覧できなくなったり、アルバムがいっぱいになると都度消したりなど、Googleドライブへの転送やダウンロードといった「ひと手間」が、現場と事務の双方に重くのしかかっていました。

ダイキン工業の研修会での、他の特約店からの口コミがきっかけ

現場Hubとの出会いのきっかけは、ダイキン工業の特約店向けの経営研修の場でした。SWOT分析を一緒に行った北海道の特約店の社長から、「現場Hub、いいよ」と勧めていただいたのが最初のきっかけです。たまたま同じ場にいたダイキンの社員の方から「（現場Hubの）岡田社長の名刺、ありますよ。」と紹介を受け、その場で連絡を取り、すぐにお話を進めていただきました。

必要な機能を網羅した高い完成度と進化するスピード

現場Hubと出会う前、実はソフトウェア会社に発注してゼロベースで業務ソフトを作り上げるプランも検討していました。それぞれ比較して現場Hubに決めた理由は明快で、現場Hubは必要な機能を網羅しており完成度が圧倒的に高いと感じたからです。

1ヶ月のトライアル期間中にも、現場Hubが日々進化していく様子に強く惹かれました。岡田社長の野望というか、『現場Hubを全てを網羅した完璧なソフトに仕上げてやる』という意気込みがすごく伝わってきて。その情熱と、社員の方々全員がその方向を向いている感じも良かったんです。

シンプルでわかりやすい操作性も決め手となりました。社内の50代後半の部長も、現場Hubの報告書機能を「めちゃめちゃ使っている」状態で、年代に関係なく定着しているのが特徴です。

「徐々にではなく、一気に早く定着させる」―2ヶ月で見えた手応え

導入時に、「徐々にではなく、一気に早く定着させる」という方針を採りました。Googleカレンダーでのスケジュール管理も、エクセルでの売上管理も完全にやめ、すべてを現場Hubに一本化。導入から2ヶ月の段階でも、すぐに導入効果を感じることができました。

請求書・報告書の作成工数は半分以下に

請求書作成は、導入前と比べて半分くらいの時間でできるようになりました。報告書作成も体感半分以下です。特に報告書は、これまで1件あたり20〜30分かかっていたものが、5分前後で作成できるようになりました。エアコン洗浄のような複数台をまとめる大規模な報告書については、写真の選定からトリミング、リサイズまで含めて3時間以上かかっていた作業が大きく圧縮されています。

写真管理も大きく変わりました。LINEグループ→Googleドライブ→ダウンロードという3ステップが、現場Hubに直接アップロードするだけのワンステップに。バックグラウンドアップロードにより、アップロード中も他の作業を進めることができ非常に快適です。

月次の原価入力業務が2日から1時間に

導入効果が特に大きかったのは、月次の原価入力・請求書を1行枚ずつ確認しながら、案件ごとに仕入れの機器や外注の費用を紐づける業務です。これまで”2日”かけていた作業時間が、現場Hubの「支払い管理機能（OCR読み取り＋案件紐付け）」の活用で、”1時間”にまで一気に短縮されました。

売上・案件進捗・現場情報を可視化し、スピーディな経営判断が可能に

案件管理についても、営業マン全員が金額まで入力するようになり、代表が定期的にチェックして精度を上げています。案件ステータスや期間を絞り込めば、「何月にどんな仕事が決まっているか」「いま見積り中の案件はどれくらいあるか」がすぐに見える状態になっています。

打刻機能も定着しつつあり、月単位の残業時間データも簡単に取得できるようになりました。求人や労務管理においても、これまでよりも詳細なデータが出せるようになりました。

4年前までは、代表の頭の中の記憶と手書きのメモで成り立っていたんです。近年顧客数も案件数も大幅に増加し、もうそれでは追いつかなくなっていました。記憶や口頭で確認しなくても、画面を見れば全部わかる―この状態にしたかったんです。

今後への期待 ―「どんどん良くなる現場Hubの進化のスピード」

導入を決めた理由のひとつは、トライアル期間中に見た現場Hubの改善速度でした。
1ヶ月のトライアルの間にも機能がどんどん進化し、数年先にはもっともっと良くなる確信を持つことができ、導入を決断しました。要望をうまく拾い上げてもらいながら、新しい機能や今ある機能のさらなる改善など「こうなったらいいのに」と伝えたことが形になっていく―そのスピード感も、現場Hubを選んだ決め手でした。これから先も、さらに良くなっていくはずだと期待しています。